Delega Crescente: il processo efficace - Episodio 4 - Il processo della delega

10/24/20 • 7 min

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La delega si può riassumere in alcuni, il processo di delega si può riassumere in alcuni punti, prima di tutto la pianificazione che ci segue e ci ha seguito altri è di dare a chi segue i nostri percorsi sa bene che tutto parte sempre e qualunque cosa dalla pianificazione. La pianificazione è sempre il punto di partenza per qualunque tipo di attività è anche per il processo di delega. Un ottimo punto di partenza perché perché dobbiamo innanzitutto mettere per iscritto quelli che sono gli obiettivi di un lavoro quello che il risultato che vogliamo raggiungere portando avanti quel lavoro soprattutto se si tratta di un lavoro complesso e sarebbe molto opportuno fare una check list di tutte quelle che sono le azioni da portare avanti per poter completare in tempo quel tipo di lavoro, per poter portare avanti quell'obiettivo, per poter raggiungere quell'obiettivo, ecco perché pianificare e la prima parte del processo di delega. Ricordatevi che ogni minuto investito della pianificazione farà risparmiare 10-12 minuti nell'esecuzione quindi non pensate come si è spesso portati a pensare che la pianificazione è una perdita di tempo assolutamente no, in qualunque tipo di attività ti posso assicurare che dedicando la giusta attenzione alla pianificazione potrete recuperare del tempo nel portare avanti poi quell'attività e anche nel processo di delega pianificare gli obiettivi come abbiamo visto da portare avanti tutte le lavorazioni in correlate, collegate a quel tipo di attività è un punto di partenza importantissimo, per cui bisognerebbe proprio stilare una check list stilare un elenco tutto ciò che va fatto per portare a termine un compito soprattutto quando si tratta di un compito importante. Ma ancora in un processo di delega è fondamentale individuare la persona giusta, perché per ogni per ogni compito bisogna stabilirlo innanzitutto bisogna analizzare quindi partire da quell'obiettivo che vogliamo raggiungere come abbiamo visto prima e poi bisogna stabilire se è opportuno allora se sia opportuno delegarlo ad uno dei nostri collaboratori o addirittura affidarlo ad uno specialista esterno perché quando deleghiamo dobbiamo fare in modo di assegnare le attività giuste alle persone giuste cioè si fa presto a dire delego, devo stabilire se da delegare quell'attività esse a chi delegarla cioè bisogna delegare quell'attività qualora risultasse un'attività che è possibile delegare bisogna delegarla alla persona giusta e quindi analizzare a chi delegarla a chi affidarla o che addirittura affidata ad uno specialista esterno. Questa è una frase di Arrison Ford che abbiamo visto anche in altri nostri webinar abbiamo bisogno di persone brave non solo di brave persone è importantissimo perché all'interno di una nella costituzione di un team nella costruzione di un team non possiamo affiancarci di persone che siano semplicemente delle brave persone semplicemente delle brave persone perché? Perché tante volte ci siamo portati a circondarsi di collaboratori soltanto perché abbiamo fiducia e loro soltanto perché sono persone conoscenti sono familiari è assolutamente sbagliata, noi abbiamo bisogno di persone brave, persone che sappiano portare avanti quel tipo di lavoro che dobbiamo affidargli, persone alle quali possiamo delegare alcuni dei nostri lavori per poter emergere poter crescere nel nostro business condominiale, solo così possiamo elevarci sempre di più. Ricordiamo poi che l'individuazione nella scelta della persona a cui affidare di carta della persona a cui delegare un certo tipo di lavoro l'unico parametro di riferimento, l'unico indicatore affidabile di una performance futura è una performance pregressa e cioè io piano piano vado a delegare dei lavori maggiori quindi delego lavoro a chi ha già dimostrato di essere in grado di svolgerlo in una maniera efficace perché? Perché avendo avuto avendo già fatto una performance il passato una buona performance mi aspetto lo stesso risultato anche per una performance futura e quindi piano piano vado ad aumentare magari il valore e la portata del dell'obiettivo che vado a delegare. Ma come dicevamo la valutazione a monte e se farò da sé se delegarlo ad un collaboratore o se addirittura esternalizzare il compito ci sono infatti avere specializzate in alcune attività a cui si possono affidare dei lavori, sapendo che svolgeranno quel lavoro addirittura più rapidamente addirittura meglio e di conseguenza anche al costi più ristretti il rispetto al personale interno quindi bisogna fare veramente una valutazione attenta se il caso di esternalizzare con il compito oppure no, perché oggi ci sono tantissimi aziende specializzate in tanti settori a cui è possibile affidare le attività anche di studio. Parliamo di qualunque tipo di attività dalla segreteria perché ci sono delle società che si occupano di rispondere per noi al telefono piuttosto che delegare ad esempio il realizzazione quella è una cosa c...

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Delega Crescente: il processo efficace - Episodio 3 - I falsi miti sulla delega

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Vi dicevo prima non mi dite non ci riesco, non mi dite perchè? Perchè ci sono proprio dei falsi miti sulla delega è ormai è statisticamente provato ci sono quelle scuse che vengono sempre ripetute che sono sempre le stesse e che dobbiamo sfatare. Non c'è abbastanza tempo per delegare e la prima scusa il primo falso mito che viene portato avanti, la prima scusa che qualsiasi manager qualsiasi amministratore di condominio ma qualsiasi titolare di azienda e che la prima scusa che dice non riesco non c'è abbastanza tempo per delegare. Ricordiamoci che per prenderci il tempo per delegare bene è l'uso più efficace che possiamo fare del nostro tempo questo perché, perché tante volte anziché delegare siamo portati più ad abdicare cioè siamo portati a trasferire soltanto un elenco di di azioni da fare da portare avanti, un elenco di compiti, ma senza fare senza passare per un processo di delega efficace e questo chiaramente non ci genererà poi ha veramente delle perdite di tempo come vedremo più avanti quindi se così carichi di responsabilità che si pensa che si fa prima a farlo da sé quell'incarico a portare avanti a portare a termine quella quell'incarico da soli piuttosto che sedersi davanti ad una scrivania con un collaboratore e dargli tutte le informazioni necessarie per portare avanti quel compito. Un altro falso mito sulla delega è che i collaboratori non sono abbastanza competenti, diciamoci la verità quante volte abbiamo pensato lo faccio più e meglio se lo faccio io sicuramente lo faccio meglio sicuramente il mio collaboratore non in grado di portare avanti il suo compito ma l'unico modo poi per poter mettere alla prova il collaboratore per poter mettere alla prova la sua competenza è dargli da fare più di quello che ha fatto in precedenza cioè richiedere sempre dei nuovi compiti un pò più importanti rispetto a quelli precedenti per piano piano riuscire a capire qual è la vera competenza di quel collaboratore; quindi non partiamo dal presupposto che il collaboratore non è competente non tratteniamo partiamo dal presupposto che noi lo sappiamo fare meglio. Ancora tre falsi miti sulla delega uno molto ricorrente se vuoi fare bene un lavoro lo devi fare tutto questo è è solito sentir dire dalle nostre parti si dice il miglior servizio quello fatto con le proprie mani, beh è una tendenza naturale e la tendenza rientrare nella propria zona di confort perché soltanto così si sta in una situazione di comodo ma si fa si fa prima piuttosto che poi delle passate piano piano tutti gli input necessari per la delega, ma il vostro compito, il compito di ciascun manager il compito di qualunque titolare di azienda così come titolare della vostra azienda condominiale, il vostro compito è quello di gestire collaboratori non quello di lavorare al loro posto assolutamente. Ancora questo è molto ricorrente questo falso mito soprattutto nei manager delle aziende ma anche in imprenditori che gli altri le altre persone nel caso in cui io delegassi potrebbero pensare che non ho il controllo della situazione, questo purtroppo succede anche a molti amministratori di condominio che pensano e se io ero il condomino riceve l'informazione dal dalla aria piuttosto se viene gestito da un collaboratore da un dipendente non sia l'idea che poi il l'amministratore di condominio in realtà non abbia sotto controllo la situazione se ci fa una richiesta e non siamo in grado di rispondere immediatamente ma dobbiamo far rispondere al nostro collaboratore che porta avanti quel tipo di di lavoro, riteniamo che così abbiamo perso terribilità abbiamo abbiamo dato l'idea di non avere sotto controllo la situazione. Vi posso garantire che soltanto una credenza e nasce proprio dal nostro egocentrismo di qualunque manager di qualunque titolare di qualunque persona ma anche su questo piano piano si può lavorare perché poi la verità esattamente l'opposto ovvero e proprio riuscendo a delegare alcune attività che si riesce a darci ad avere il controllo della situazione ancora se fai bene una cosa dovresti farla tu questo non è assolutamente vero non è assolutamente vero perché se sappiamo fare bene un lavoro tendiamo a non uscire da quella zona di confort vorremmo sempre restare all'interno di quella di quel cerchio all'interno di quella zona di comfort ma in realtà è la regola è proprio l'opposto cioè che dovremmo delegare tutto ciò che abbiamo imparato a fare bene per poi metterci a fare dell'altro questo è un concetto molto importante perché ricordiamoci che prima di delegare un lavoro è importante che noi massimizziamo completamente, è importante che siamo riusciamo a farlo perfettamente e poi lo possiamo delegare sì che restano soltanto la funzione di controllo su quell'attività, se invece pensiamo di poter delegare un'attività di cui non conosciamo bene tutti i meccanismi non riusciremo ad avere un controllo completo su quell'attività ecco perché è molto importante impa...

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Delega Crescente: il processo efficace - Episodio 5 - L'importanza dei risultati

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Concentriamoci sui risultati, questa è una cosa fondamentale perché la produttività si misura sulla
base della quantità e della qualità dei risultati, non sulla base delle attività, non pensiamo che fare tanto significa essere produttivi, assolutamente l'abbiamo visto abbiamo visto in tanti quelli ne abbiamo parlato della produttività, ma la produttività si misura sui risultati non sulle attività che portiamo avanti, molte persone lavorano, lavorano tantissimo, lavorano la giornata intera ma producono pochissimo perché non si concentrano sui risultati. Paolo avanti, avevi promesso di tacere per molto ma non riesci proprio, praticamente proprio il discorso legato ai risultati non mi veniva immettere ieri sera da uno scambio di e-mail con una professionista che ha fatto il percorso piccolino della produttività no e quindi questa confusione che c'è una lista di cose da fare ma in verità è una cosa da non dimenticare, allora lo dico sempre di concentrarsi sui top 3 i risultati della settimana, cioè quali sono i tre registi più di nani di questa settimana è finito ma ora se ne avevo accolto venerdì 3 Luglio qualificato di due risultati importanti fino al 10 Luglio, ecco focalizzo la mia attenzione su questi risultati e poi cerco di stare le sue attività non faccio una lista di cose che non servono i tre più importanti risultati. Quindi ricapitolando è importantissimo concentrarsi sui risultati perché fare tanto non significa produrre, significa soltanto portare avanti delle emere attività, ma la produttività è un'altra cosa, la produttività è commisurata ai risultati che si ottengono e non alle attività che si portano avanti. Una parte molto importante della delega è riflettere quindi sui risultati che stiamo cercando di ottenere per poi vedere viva l'attenzione anche dei collaboratori su quei risultati perché una delle caratteristiche delle persone di successo è proprio un forte orientamento ai risultati, viceversa una delle caratteristiche delle persone inefficaci è la focalizzazione sulle attività, quindi dobbiamo essere prima di tutto noi ad essere sempre concentrati e focalizzati sui risultati e poi dobbiamo far sì che gli stessi collaboratori tengono viva l'attenzione sui risultati, abbiano ben chiari i risultati che vogliamo raggiungere come studio condominiale e non le singole attività che sono chiaramente una conseguenza perché per poter portare per poter raggiungere quei risultati bisogna poi svolgere delle attività ma bisogna essere sempre focalizzati sui risultati. Il processo di delega prevede alla bassa e proprio è proprio all'abc della delega è la chiarezza, la chiarezza perché la delega è uno strumento che ci permette di moltiplicare i nostri risultati solo ed esclusivamente se deleghiamo in maniera chiara il compito altrimenti non arriveremo da nessuna parte, soprattutto perché la mancata chiarezza genera un processo veramente fastidioso. I collaboratori che non sanno bene che cosa vogliamo tendono sempre a stare sulle loro, perché hanno paura di commettere errori e quindi non sono abbastanza produttivi, viceversa sono più produttivi quando hanno chiaro cosa noi ci aspettiamo da loro, quando abbiamo stabilito bene delle tempistiche, quando abbiamo stabilito bene quali sono i livelli di qualità che ci aspettiamo per cui è importante che la delega sia chiara che il dipendente il collaboratore ma che sia anche l'azienda esterna cui abbiamo essere esternalizzato il compito, sappia con chiarezza che cosa ci aspettiamo, sappia con chiarezza qual è il risultato che vogliamo portare a casa, sappia con chiarezza entro quanto tempo e sappia con chiarezza qual è il livello di qualità che ci aspettiamo.