Delega Crescente: il processo efficace - Episodio 9 - Le 5 regole base della motivazione

10/24/20 • 2 min

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Possiamo riassumere qui in questa slide vi ho indicato le cinque regole base della motivazione. La motivazione è molto importante e sta al titolare dello studio condominiale, al manager dell'azienda di qualunque business andare a motivare i propri collaboratori, i propri dipendenti. Le cinque regole base sono: la massima chiarezza, è fondamentale la massima chiarezza nella definizione degli obiettivi, abbiamo visto prima dei traguardi e delle aree critiche di risultato perché devono sapere assolutamente quello che ci aspettiamo da loro C i devono essere chiari standard di misurazione cioè dobbiamo riuscire come vi dicevo prima a tenere sotto controllo quelli che sono i risultati che hanno raggiunto in modo che siano sempre spronati a fare meglio. Le esperienze di successo cioè il fatto di puntare ad uno standard elevato e il fatto di raggiungere, di portare a termine quell'incarico con il rispetto di quello standard elevato e crea un'esperienza di successo e questo va a motivare il collaboratore con una spinta importante e poi c'è un apprezzamento, l'apprezzamento del capo, dei colleghi, questo è importantissimo perché sentirsi apprezzati dai propri colleghi o dal proprio titolare dello studio crea una motivazione importante. In ultimo le ricompense e le ricompense legate direttamente a delle performance eccellenti. Quando parliamo di ricompense non parliamo soltanto di ricompense di natura economica perché la ricompensa può essere un riconoscimento, può essere un permesso, ci sono tanti tipi di ricompense che possono essere pensati ad hoc per i propri collaboratori.

Episodio precedente

Delega Crescente: il processo efficace - Episodio 8 - La misura della delega

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Allora dicevamo quindi che se non sai quale sia il 20% più decisivo delle tue attività tenderai naturalmente a dedicare sempre più tempo a delle attività poco importanti, invece no devi individuare proprio quel 20% di attività che poi ti producono più risultati e devi assolutamente dedicarti esclusivamente a quelle e magari delegare le altre che sono attività di poco conto. Allora Collins scriveva che i grandi manager sono quelli che fanno salire sull'autobus le persone giuste fanno scendere le persone sbagliate e poi mettono quelle giuste al posto di giusto. Questo perché il compito principale di qualunque manager e voi dovete ritenervi dei manager all'interno della vostra azienda del vostro studio dell'amministrazione condominiale, del vostro business condominiale uno dei compiti principali è proprio quello di assegnare le persone giusti ruoli, l'abbiamo detto prima anche quando deleghiamo quando abbiamo stabilito che un attività è da delegare bisogna vedere poi a quale persona va delegata bisogna delegarlo alla persona giusta e non ad un collaboratore qualunque e quindi valutare in base alle performance pregresse, valutare addirittura se esternalizzare il capito perché magari esternalizzando lo riusciamo ad ottenere degli standard qualitativi più alti e magari anche un risparmio in termini economici. Necessario ed importante è fare questo tipo di esercizio, cioè un elenco, potete fare proprio un elenco dei vostri dipendenti, dei vostri collaboratori diretti e poi sotto ciascun nome è opportuno elencare tutti i risultati critici che ci aspettiamo da loro, quindi non le singole attività ma i risultati critici vi ricordate l'abbiamo visto prima, cioè una volta individuate le aree critiche quindi quelle che sono le attività più importanti che deve portare avanti il vostro studio che rientrano nelle vostre responsabilità e di conseguenza il risultato critico è proprio quello che viene da quell'area e quindi e dovetti andare ad indicare sotto ciascun dipendente, ciascun collaboratore quelli che sono i risultati critici che ci aspettiamo da loro inoltre magari di importanza e questo perché così i singoli dipendenti, singoli collaboratori avranno l'elenco degli obiettivi, un elenco chiaro e soprattutto avranno anche la priorità perché se l'abbiamo indicati in ordine di importanza sappiamo che abbiamo già definito delle priorità e quindi i dipendenti, i collaboratori potranno fare delle ottimali performance. Una cosa importante è fissare degli standard elevati di performance, dobbiamo essere sempre proiettati verso l'eccellenza perché così sproniamo i nostri collaboratori a svolgere i propri compiti in in una maniera ottimale, perché devono sapere che il nostro standard qualitativo è elevato. Dobbiamo sempre aspettarci di puntare all'eccellenza e poi dobbiamo sempre misurare i risultati questo è fondamentale. Dobbiamo essere sempre proiettati all'eccellenza perché questo sprona i nostri collaboratori a svolgere in maniera sempre migliore, sempre più efficace il proprio operato, ma soprattutto dobbiamo avere sempre la certezza dei risultati, dobbiamo misurare i risultati di tutte le attività che possono essere misurati, chi ci segue da tanto tempo lo sa, ogni attività può essere misurata e perché facendo così misurando le attività i nostri collaboratori sapranno se stanno facendo un buon lavoro, del resto anche le nostre attività e andiamo a misurare e che tutto deve essere misurato per poter essere migliorato e quindi dobbiamo misurare anche quelli che sono i risultati dei nostri collaboratori e soprattutto li dobbiamo tutti questi risultati una volta misurati vanno pubblicizzati perché il confronto crea una sana competizione, una competizione dinamica sempre. Questo succede in particolare quando ci sono magari più studi o quando ci sono semplicemente all'interno dello studio dello stesso studio più collaboratori il fatto di pubblicizzare i risultati raggiunti da uno dei più collaboratori e questo sprona gli altri collaboratori che hanno avuto magari delle performance inferiori di spronare meglio per riuscire a raggiungere i propri colleghi e questo è molto importante. Quando identifichiamo delle aree critiche di risultato e fissiamo degli standard di eccellenza, quindi automaticamente andiamo a creare dei traguardi per ognuno dei nostri collaboratori come lo dicevo prima è che loro devono sempre cercare di arrivare a quello standard, devono sempre cercare di fare di più, di fare meglio ogni volta che portano a termine il loro lavoro e lo portano nel rispetto di quegli standard. Quindi gli standard qualitativi che sono sempre proiettati all'eccellenza, come abbiamo visto prima, se sei solo dei vincitori quindi aumenta anche la loro autostima per cui faranno sempre sono sempre proiettati a fare meglio perché che credono in se stessi.

Episodio successivo

Delega Crescente: il processo efficace - Episodio 10 - La gestione ad obiettivi e processo di sviluppo dei collaboratori

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Adesso parliamo di un'altra modalità di gestione della delega, la gestione per obiettivi. La gestione per obiettivi è una tecnica particolarmente efficace sicuramente, ma che va usata però con collaboratori competenti, dei collaboratori che abbiano una comprovata competenza in materia per pianificare il lavoro in tempo prolungato. Quindi facciamo attenzione perché è una gestione per obiettivi è molto importante che possiamo mettere in atto proprio per quando abbiamo nel nostro team dei collaboratori che abbiamo dimostrato una certa competenza e possiamo pianificare un lavoro in un lasso di tempo un pò più lungo, quindi non si tratta di una delega a breve ma gestiamo proprio degli obiettivi, è una delega molto efficace. Quindi una volta individuata la persona, ripeto una persona che abbia già comprovata una certa esperienza, che abbia già una certa competenza, possiamo concordare degli obiettivi da raggiungere entro una determinata scadenza. Una cosa importante è la discussione, perché quando andiamo a dare quest'incarico e andiamo a discutere quest'incarico con la persona a cui abbiamo deciso di affidarci. Discutere di concordare insieme le scadenze e addirittura il percorso da seguire per arrivare a raggiungere quell'obiettivo. Questa discussione generale il collaboratore un impegno, quindi ecco perché il titolo di questa slide è la discussione crea impegno, proprio perché quell'interazione che c'è fra il dipendente e il collaboratore nella stabilire quali siano le scadenze, il percorso da seguire per raggiungere quel determinato obiettivo fa nascere proprio l'impegno e quindi si genera proprio un incarico, una presa a cuore da parte del collaboratore di questo obiettivo. Ricordiamoci sempre però che dopo aver delegato il compito al collaboratore è importante continuare a valutare e confrontare i risultati concordati perché se abbiamo concordato di raggiungere un certo obiettivo, un certo il risultato, dobbiamo effettivamente confrontare i risultati. Come vi dicevo la gestione è molto importante, è un modo rapido e coerente per creare fiducia e competenza nei collaboratori, ma è uno strumento che va usato soltanto con dei collaboratori che siano già esperti e competenti ma non a noi andiamo ad assegnare degli incarichi dei progetti più impegnativi, questo perché siamo portati poi ad assegnare dei progetti in maniera random, però dobbiamo aumentare la portata dell'impegno pian pian in modo da generare sempre delle performance migliori. Potremmo riassumere lo sviluppo dei collaboratori in quattro frasi: la prima fase la possiamo chiamare comunicare perché questa è la fase in cui al nuovo collaboratore di studio che magari non è ancora molto esperto diamo delle direttive precise su quello che vogliamo che sia il compito che porti avanti e poi andiamo chiaramente a misurare la sua attività per essere sicuri che stia volgendo in maniera consona con il compito che gli abbiamo affidato. Ricordatevi che delegare non significa abdicare, delegare significa comunque avere il controllo di ciò che abbiamo affidato a qualcun altro, quel qualcun' altro porta avanti quel compito per conto nostro, ma saremo sempre noi responsabili di quel compito, quindi avere il controllo della situazione è importantissimo e più deleghiamo e più abbiamo possibilità di riservare per noi solo la funzione di controllo, ecco perché vincevo anche quando affidiamo il compito ad un collaboratore dobbiamo poi andare a misurare la sua attività ed essere certi che sia all'altezza di quel compito: La seconda fase è vendere, vendere perché questa è la fase in cui dobbiamo persuadere il nostro collaboratore a fare il lavoro che gli abbiamo precedentemente nella fase precedente descritto in maniera chiara, quindi dobbiamo fare in modo che sia motivato a fare quel lavoro, a portare avanti quel lavoro in quel modo, secondo quegli standard che gli abbiamo già indicato. La terza è la vera e propria delega, cioè il processo che mettiamo in atto solo con i collaboratori competenti che si sono dimostrati in grado di fare quel tipo di lavoro, quindi andiamo proprio a delegare l'ultima fase quella della partecipazione, cioè la fase in cui con quei collaboratori che si sono dimostrati più competenti e di cui abbiamo piena fiducia, andiamo a discutere del lavoro da fare, concordiamo le tempistiche. Abbiamo visto prima la discussione che crea impegno ma che va fatta anche la delega per obiettivi che può essere fatta soltanto con uno quei collaboratori di cui abbiamo fiducia e che possono portare avanti autonomamente il lavori che andiamo ad affidare e questa quindi è la fase l'ultima delle quattro fasi della crescita del dipendente.