Podcast 12 - Combinación de Correspondencia en ZOHO CRM

08/09/16 • 20 min

Esta semana hablamos de otra de las funciones quizá no es muy conocida ni usada como es la combinación de correspondencia de ZOHO CRM. Alguno seguro que os preguntáis que es esto, ¿verdad? Tus contratos y documentos personalizados Veréis que seguro que os va a encantar esta funcionalidad ya que os hará ser mucho más eficiente y os va ha quitar muchos problemas. Cualquier empresa, independientemente del tamaño que tenga, tiene la necesidad de redactar contratos u otro tipo de documentos que incluyan datos personales o personalizados de sus clientes. Pero la verdad que salvo en casos excepcionales la mayoría no tiene esta gestión debidamente organizada. La experiencia dice que como mucho se tienen una plantillas correctamente redactadas de cada tipo de contrato (por poner un ejemplo) en Word u otro editor y se utiliza esa plantilla para crear nuevas versiones del contrato y personalizarlo con los datos de nuestros clientes. Inconvenientes del uso tradicional de Plantillas de documentos Si seguimos con el ejemplo de la gestión de contratos a través de plantillas de documentos este proceso que parece muy correcto, tiene varios inconvenientes, cito algunos: Las plantillas suelen estar en un ordenador solamente, y si están en varios suelen ser copias de esta plantilla. Si se realiza un cambio en una de estos contratos, cabe el riesgo que solo se actualice en un ordenador y por tanto en poco tiempo tendremos diferentes versiones de esta plantilla, vamos un lío Solo puedo usarlas si tengo acceso al equipo o equipos donde está la plantilla Inconveniente de duplicar el último contrato Si la situación anterior tenía problemas, y era una forma relativamente elegante de trabajar, esta otra forma es todavía más caótica y peligrosa. Me refiero a que hay otros usuarios que cuando tienen que hacer un nuevo contrato simplemente buscan el último similar que han creado lo duplican (Guardar como...) y cambian los datos y listo. Como entenderéis esta no puede ser la forma, si estás trabajando así de veras te recomiendo que cambies YA de método, por lo siguiente: Errores en el cambio de datos, seguro que alguna vez te has dejado sin cambiar alguno de los datos del contrato original, lo que provoca una muy mala imagen para el cliente pues no ve un trato personalizado sino que percibe que es uno más. El error anterior, además de la mala imagen conlleva retraso y pérdidas de tiempo, pues después de que el cliente se de cuenta (si lo hace) tienes que volver a repasarlo todo para ver si hay más errores y volver a enviarlo, un tiempo muy valioso que estás tirando. Y la otra posibilidad es que si el cliente no se da cuenta, llegado el momento de usar las condiciones de ese contrato puede que no sea valido. No tengo una estructura organizada de documentación para que cualquier miembro del equipo la use y no tenga que perder tiempo localizando otros documentos (contratos) realizados. La mejor opción para la combinación de correspondencia Si escribo este articulo es porque quiero decirte que hay una solución para arreglar todo este embrollo y trabajar de forma centralizada, organizada y supervisada. Todo esta metodología transformará a tu negocio en una empresa eficiente y con mejor imagen hacia el cliente, el cual ganará confianza en ti y la confianza al final de los finales facilita la VENTA que es lo que buscamos. Por ello te sugiero que escuches este Podcast y si necesitas más ayuda solo tienes que contactar conmigo a través de [email protected]

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Podcast 11 - Ventajas de integrar Email con ZOHO CRM

Esta semana hablamos sobre las ventajas de integrar el Email en ZOHO CRM. En este podcast voy a repasar las principales ventajas que nos aporta esta función. Marketing Relacional y el email El principio del Marketing Relacional se basa en crear adecuada comunicación con nuestros clientes, lo que llevará a ganarnos su confianza y finalmente fidelizarlos. En ocasiones me gusta llamar a este proceso "el cortejo cliente/proveedor" ya que se asemeja bastante. El Correo Electrónico como canal de comunicación Sin duda actualmente, y salvo algunos sectores, el canal de comunicación entre clientes y proveedores más usado es el email, por lo que no gestionar bien el gran volumen de emails que se envían y reciben en una empresa puede perjudicar mucho la relación, seguimiento y por tanto la atención que se le da a los clientes. Por lo que no gestionar bien estas conversaciones escritas, puede desembocar en una mala respuesta a los clientes, creando problemas de confianza y por tanto dificultando la relación, que finalmente solo hará más difícil la ya costosa venta de nuestros productos o servicios. ¿Porqué usar el Email desde ZOHO CRM? Para responder a esta pregunta, si has leído el párrafo anterior creo que está más que justificado el decir que sería fantástico disponer de un sistema que permita organizar automáticamente todas nuestras conversaciones por email en la ficha del cliente, sin necesidad de tener que buscar en mi cliente de correo electrónico (Outlook) sus emails, a la vez que puedo ver el resto de información relacionada con este cliente como tareas, eventos, llamadas de teléfono, etc. (Escuchar Podcast 9. ¿Qué son las Actividades en ZOHO CRM?). Pues todo esto y más es lo que te permite hacer ZOHO CRM solo por configurar tu cuenta de correo.

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Podcast 13 - Novedades de ZOHO CRM 2016

Las principales novedades de ZOHO CRM 2016 son el tema de esta semana. Esta nueva versión no es un simple cambio de interface, este nuevo aspecto viene acompañado de muchísimas nuevas herramientas y funcionalidades que seguro os van a dar muchas alegrías, ya que todo en ZOHO CRM está enfocado a ayudarte a vender más y mejor. Nuevo interface Sin duda lo primero que salta a la vista cuando actualizamos a esta nueva versión es el cambio de Interface. La mayoría de mis clientes les ha gustado, pero como en todo para gustos colores y también los hay que no les gusta. Como explico en el Podcast, esto suele suceder en usuarios más clásicos y a los cuales los cambios no les gustan en general, ya que cualquier cambio supone aprendizaje y un tiempo de adaptación. Pero como digo la mayoría está encantado, así que sino lo has activado todavía ya estás tardando. Esta nueva versión ya merecería la pena solo por el cambio de interface, pues todo está mucho más accesible y a la vista, sin duda muchos elementos visuales y redistribución de menus lo hacen más fácil y sobre todo de hacen trabajar más rápido. Como muestra un botón, en esta captura muestro como un ejemplo de como es ahora la ficha de un contacto y resalto alguno de los nuevos elementos y de como se muestran ahora los de siempre. novedades-IU-contactos Más novedades de ZOHO CRM 2016 Como os decía el cambio de interface es solo la punta del iceberg, pues esta nueva versión incluye más de 50 nuevas funcionalidades. En el podcast repasamos las principales y en breve espero poder tener un curso y también realizaré un webminar donde hablaremos sobre estas novedades en directo. Algunas de estas novedades son las siguientes: Email Tracking o seguimiento de emails, ahora puedes saber si tus emails enviados a tus clientes han sido leídos y alguna cosilla más :-) Analítica de Emails, nuevos informes basados en nuestra actividad con el email Novedades en plantillas de email, como analítica de uso y versiones Gamificación, herramienta para motivar a tu equipo Nuevo entorno de personalización, ahora todo lo gestionas desde un único punto El diseño de flujos de trabajo o workflows ahora mucho más sencillo y visual Módulos de navegación, ahora es mucho más fácil filtrar las vistas, añadir o eliminar columnas, ordenar, etc. Módulo de informes totalmente rediseñado Nuevos gráficos en Tableros, ahora los gráficos tienen un aspecto mucho más moderno Cambios en la aplicación móvil Nuevo servicio SalesInbox, una nueva forma de ver e interactuar con el correo de tus clientes Señales, notificaciones sobre como tus clientes interactúan con tus comunicaciones Múltiples diseños en los módulos que te permitirán tener diferentes campos y secciones en función del perfil del usuario. Y esto es solo un resumen ya que cada uno de los puntos da para hablar largo y tendido. Sin duda hay que dar la enhorabuena al equipo de ZOHO CRM por su gran esfuerzo y ofrecer a sus clientes unas herramientas que seguro van a posicionar todavía más alto a este fantástico CRM. También podéis contactar conmigo en [email protected] Pues ahora solo toca que escuches este Podcast y si lo crees conveniente déjame algún comentario, sugerencia, pregunta, o lo que quieras y espero vuestras valoraciones 5 estrellas en iTunes o me gusta en iVoox