nSonic #225 – Denk Mal – Von der Kunst der Selbstorganisation (3)

10/15/10 • -1 min

Bis hier hin – oder weiter?

GTD steht für “Getting Things Done” also sinngemäß: “Bekomme Deinen Kram erledigt”.

Die oben beschriebenen Punkte sind es im Prinzip schon. Es sind die Grundlagen für das GTD-Prinzip. Wie bei allen Grundlagen, kann man natürlich immer noch etwas oben drauf setzen und so ist es auch beim klassischen GTD-Ansatz.

Kontext

Möchtest Du GTD noch kompletter umsetzen, dann benötigst Du neben Deinen Projekten auch noch Kontexte. Ein Kontext steht dabei für etwas oder jemanden, wo oder mit wem Du eine Aufgabe lösen kannst.

Mal ein Beispiel:

Angenommen, Du hast den Auftrag ein paar Flyer für eine Firma zu erstellen und diese zu drucken. Dann wirst Du dafür ein Projekt angelegt haben “Flyer für Firma Grobi erstellen” und Du wirst dieses Projekt in einzelne Aufgaben zerlegt haben. Eine dieser Aufgaben heißt vielleicht “Druckerpapier kaufen” und eine weitere “Tinte kaufen”.

Jetzt nehmen wir weiter an, es ist ja nur ein Beispiel, dass Du dieses Zubehör nicht online sondern in der Stadt kaufst. Bei einem Händler für Büromaterial.

Nun wäre es natürlich blöd, wenn Du zwei mal in die Stadt fährst nur weil die Aufgabe mit der Tinte erst nach der Aufgabe mit Papier stand und Du es nicht gesehen hast. Außerdem könnte es ja sein, dass Du noch andere Aufgaben für andere Projekte hast, die ebenfalls einen Einkauf bei diesem Händler erfordern. Vielleicht brauchst Du für das Projekt “Steuererklärung” noch einige Klarsichtfolien und für das Projekt “Kindergeburtstag Toni” noch einige Müllbeutel und Luftballons.

mehr nach dem Klick

Hier kommt jetzt der Kontext ins Spiel. Die Aufgaben hängen natürlich am Projekt aber all diese oben genannten Aufgaben bekommen z. B. den Kontext “Büromaterial”. Wie diese Kontexte zu benennen oder zu nutzen sind, darüber kann man lange diskutieren. Ich sage: Mach es so, wie Du es verstehst. Du könntest auch den Kontext “Büroartikel Walter GmbH” eintragen wenn Du immer alles dort kaufst.

Der Trick ist nur der Folgende: Du hast eine(!) bestimmte Aufgabe die Du jetzt erledigen möchtest. Du möchtest Druckerpapier kaufen. Du fährst also zum Händler. Jetzt schnappst Du Dir Deine Listen und suchst Dir alle Aufgaben heraus, die denselben Kontext haben wie das, was Du gerade tun möchtest. In diesem Fall würdest Du direkt sehen, dass Du neben Druckerpapier auch noch Tinte, Klarsichthüllen, Müllbeutel und Luftballons besorgen musst. Kaufe gleich alles ein und hake alle Aufgaben ab.

Magie! Plötzlich hast Du in einem Rutsch an drei Projekten gearbeitet und alle Projekte nach vorne gebracht.

Manche GTD-Nutzer geben sich z. B. eine Stunde am Tag für Telefonate. Sie erfassen dann diverse Aufgaben und immer wenn für die Aufgabe eine Absprache mit jemandem nötig ist, gibt es den Kontext “Telefon”. Nun kann man sich ins Büro setzen, alle Dinge telefonisch zu klären sind heraus suchen und die Liste, nach Terminreihenfolge, abarbeiten, die Ergebnisse notieren und die Aufgabe ggf. streichen. Nach einer Stunde hört man auf und widmet sich dem normalen Ablauf.

Software hilft

Der einfachste Weg ist es natürlich, seine Listen mit Stift und Papier zu führen. Das ist auch gar nicht so ungewöhnlich und im Grunde ist es ein gutes Training. Sobald man aber zu Dingen wie dem Kontext kommt, wird es mit Papier umständlich. Entweder Du musst lange suchen, bis Du alle passenden Einträge gefunden hast oder Du musst alles doppelt notieren. Nicht so schön, denn schlussendlich möchtest Du ja Aufgaben erledigen und Dich nicht stundenlang mit der Organisierung der Arbeit befassen.

Die Lösung ist etwas Software. Jedenfalls soll sie das sein. Zum Glück ist sie das inzwischen auch. Jedenfalls dann, wenn man beherzigt, was ich eingangs gesagt habe: Man muss es wirklich wollen und dann auch durchziehen.

Software hat nur ein prinzipielles Problem: Sie ist meistens nicht dort, wo Du gerade bist. Wie sollst Du also unterwegs neue Aufgaben erfassen oder beim Büroartikel-Händler vor Ort nachschauen, was Du sonst noch so brauchst?

Zum Glück leben wir aber inzwischen in einer Zeit, in der diese Probleme lösbar sind. Mehr dazu im nächsten Teil.

Folge herunterladen

Bis hier hin – oder weiter?

GTD steht für “Getting Things Done” also sinngemäß: “Bekomme Deinen Kram erledigt”.

Kontext

Mal ein Beispiel:

Jetzt nehmen wir weiter an, es ist ja nur ein Beispiel, dass Du dieses Zubehör nicht online sondern in der Stadt kaufst. Bei einem Händler für Büromaterial.

mehr nach dem Klick

Magie! Plötzlich hast Du in einem Rutsch an drei Projekten gearbeitet und alle Projekte nach vorne gebracht.

Software hilft

Zum Glück leben wir aber inzwischen in einer Zeit, in der diese Probleme lösbar sind. Mehr dazu im nächsten Teil.

Folge herunterladen

Vorherige Episode

nSonic #224 – Denk Mal – Von der Kunst der Selbstorganisation (2)

Termine

Wir hassen sie alle. Trotzdem, ohne geht es nicht. Wenn Du im Winter nicht auf der Straße rutschen möchtest, dann sollten ab Oktober die Winterreifen drauf. Wenn Dein Kunde die Flyer zu Weihnachten verteilen möchte, dann kannst Du sie ihm nicht erst am 24.12. zum korrekturlesen vorlegen. Wenn Du bis zum 40. Lebensjahr ein Eigenheim haben möchtest, dann solltest Du nicht erst mit 35 anfangen zu sparen.

Termine helfen Dir dabei, die vielen einzelnen Punkte auf den drei Listen in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen. Die Termine setzen dabei gewissermaßen die erste wichtige Priorität. Du hast Dich ja dazu entschlossen diese Dinge zu erledigen, es ist also völlig egal was als nächstes dran ist. Dank Listen und Terminen musst Du aber nicht mehr ständig über die Reihenfolge nachdenken, sie ergibt sich von ganz alleine.

mehr nach dem klick

Du solltest die Termine aber realistisch setzen. Das ist im Grunde ein komplettes Buch für sich alleine aber so viel sei gesagt: Mit der Zeit wirst Du Erfahrungen sammeln und wissen wie lange ein Projekt braucht oder wie schnell der Kunde selbst ist. Plane aber immer einen guten Puffer mit ein. Du glaubst, dass Du etwas in 2 Wochen erledigen kannst? Mach lieber 3 Wochen draus. Wenn es schneller geht, super! Wenn Du aber krank wirst, der Rechner ausfällt oder sonst etwas unvorhersehbares passiert, dann hast Du genug Reserve für eine Lösung ohne andere Dinge verschieben zu müssen.

Listen anpassen

Das Leben ist nicht statisch, Du bist nicht statisch. Wir alle unterliegen einem ständigen Wandel. Natürlich sind bestimmte Dinge fix. Wenn Du ein Projekt angenommen hast, dann soll es auch fertig gestellt werden. Es kann aber täglich passieren, dass etwas anderes dazwischen kommt. Das bedeutet, dass Du die Listen immer mal wieder an die aktuelle Situation anpassen musst. Termine können sich ändern und somit auch die Reihenfolgen in der die Punkte abzuarbeiten sind. Vielleicht entstehen aber auch ganz neue Ziele die wiederum alte Ziele obsolet werden lassen.

Pass die Liste einfach an – und zwar gleich. Dir fällt etwas neues ein? Schreib es sofort auf.

Anpassen heißt natürlich auch, dass erledigte Dinge gestrichen werden. Hast Du also etwas erledigt, dann streiche es möglichst gleich von der Liste damit Du es nicht jedes Mal wieder siehst wenn Du auf die Liste guckst. Dein Hirn wird dann immer wieder dasselbe lesen und sich sagen: “Ist ja schon erledigt”. Lache oder glaube es: Genau diese kleinen Dinge sind es, die uns einen großen Haufen Arbeit vorgaukeln oder, viel schlimmer, uns in einem Gefühl der Ruhe wiegen weil wir glauben, schon so viel erledigt zu haben.

Überlasse den Fortschritt nicht Deinem Gefühl. Erfasse neue Ideen und streiche erledigtes. Nur so hast Du eine störungsfreie Übersicht.

Sofort erledigen

Es gibt Dinge, die man im Grunde auch gleich tun könnte. Dinge, die nur wenige Minuten benötigen. Müll rausbringen, Lampe wechseln, Mail weiterleiten, die ganze kleinen Dinge eben, die direkt vor Ort erledigt werden können. Wenn das Dinge sind, die erfahrungsgemäß nicht länger als 2 oder vielleicht 3 Minuten in Anspruch nehmen, dann erledige sie besser sofort. Gleich weg damit, statt diese Dinge erst aufwendig in einer Liste zu verwalten.

Du hast auch genug Zeit für diese Dinge denn, wie ich oben schon schrieb, solltest Du bei den Terminen genügend Puffer kalkulieren. Irgendwas ist doch immer smile

Folge herunterladen

Nächste Episode

nSonic #226 – Denk Mal – Von der Kunst der Selbstorganisation (4)

Software hilft

Zum Glück leben wir aber inzwischen in einer Zeit, in der diese Probleme lösbar sind. Voraussetzung dafür ist nur, dass Du neben einem Rechner auch einen mobilen Rechner hast. Ich gehe in diesem Fall von einem Mac und einem iPhone aus. Es gibt aber sicher auch Lösungen für Windows, Linux, Android, RIM oder Symbian etc. Da musst Du allerdings dann selbst mal auf die Suche gehen.

Weblösungen

Es gibt kleinere und größere ToDo-Listen die sich rein im Web bearbeiten lassen. Alles was man also benötigt ist ein Browser. Damit ist dieses Konzept natürlich am flexibelsten und von überall auch ohne teure Mobilgeräte zu nutzen.

Ich muss aber gestehen, dass alles, was ich bisher gesehen habe, nur für einfachste Anwendungen genügt. Sobald die Lösungen etwas mehr können benötigt wird man häufig monatlich zur Kasse gebeten oder sie sind einfach unübersichtlich oder unnötig kompliziert.

Dennoch gibt es viele Anwender von solchen Lösungen die damit zufrieden sind und oftmals gibt es auch Software für den lokalen oder mobilen Client. Ein Blick lohnt also durchaus.

mehr nach dem Klick

Der Vorteil ist, dass die Daten im Web gespeichert und somit von überall zugänglich sind. Der Nachteil ist, dass Du immer online sein musst um Deine Aufgaben zu sehen und zu verwalten. Außerdem bist Du direkt abhängig vom Anbieter: Verliert der die Daten eines Servers, dann sind unter Umständen auch Deine Aufgaben weg. Wird der Dienst eingestellt sind Deine Daten weg. Wie es um die Datensicherheit steht weißt Du normalerweise auch nicht. Es wäre also gut, keine allzu vertraulichen oder brisanten Daten einzutragen.

Vertreter dieser Art sind unter anderem:

Offline Lösungen

Neben den reinen Weblösungen gibt es aber auch Software die lokal auf dem Rechner läuft. Vorteile und Nachteile sind im Grunde genau umgekehrt wie bei den Weblösungen. Datensicherheit ist gegeben bzw. hängt von Dir selbst ab. Du kommst auch ohne Internetverbindung an Deine Daten. Allerdings liegen diese Daten nur lokal auf einem Rechner...

Um die Daten jetzt wirklich überall dabei zu haben, müssen sie zwischen den verschiedenen Geräten synchronisiert werden, was aber glücklicherweise inzwischen kein so großes Problem mehr ist.

Es gibt mindestens zwei große Programme dieser Kategorie: Things und OmniFocus. Ich möchte jetzt kein komplettes Review an dieser Stelle wiedergeben, daher nur kurz ein paar grobe Punkte dazu:

Things

Anbieter: Cultured Code
Verfügbar für Mac, iPhone, iPad
Sieht sehr schick aus
Schnell zu verstehen und zu nutzen
Praktische “Heute” Übersicht. Zeigt automatisch Aufgaben die Heute zu erledigen sind. Man kann Aufgaben mit Klick auf einen Stern aus dieser Liste entfernen, diese tauchen dann am nächsten Tag automatisch wieder auf
Projekte, Aufgaben
Kein Kontext. Stattdessen Tags von denen beliebig viele zu einer Aufgabe zugeordnet werden können
Sync der Geräte nur im lokalen Netzwerk. Bevor Du aus dem Haus gehst solltest Du also Things am Mac und am iPhone und ggf. auch am iPad einmal starten, damit alle auf dem selben Stand sind.

Things ist im Grunde ein sehr einfaches System das man sich aber auch etwas komplexer gestalten kann. Sehr intuitiv und für kleinere bis mittlere Anforderungen locker ausreichend. Ich würde es noch immer einsetzen, wenn der versprochene Sync über das Internet denn mal gekommen wäre. Jeden Tag, ggf. mehrmals, die Software auf allen Geräten (zwei Macs und iPhone) starten zum Abgleich? Theoretisch in Ordnung. Praktisch klappt das nicht – weil man es schlicht vergisst oder aus zeitlichen Gründen nicht macht.

Things findest Du hier

OmniFocus

Anbieter: OmniGroup
Verfügbar für Mac, iPhone, iPad
Optisch eher altbacken. OmniFocus entstand aus dem Outliner aus gleichem Hause und das merkt man auch. Hat einen eher trocken, technischen Charme. Allerdings kann man sich das Programm sehr umfangreich anpassen. Schriftarten, Farben, etc. kann man komplett anpassen und so einen gewissen Stil in die Software bekommen. Man muss allerdings ein Händchen dafür haben, sonst sieht es hinterher schlimmer aus als vorher oder es ist Schick, aber unübersichtlich. Ich habe noch die Standardeinstellungen... Wer hier gute Einstellungen für etwas mehr Stil hat möge sie mir mitteilen smile
Komplizierter zu nutzen. Die richt...