nSonic #224 – Denk Mal – Von der Kunst der Selbstorganisation (2)

10/08/10 • -1 min

Termine

Wir hassen sie alle. Trotzdem, ohne geht es nicht. Wenn Du im Winter nicht auf der Straße rutschen möchtest, dann sollten ab Oktober die Winterreifen drauf. Wenn Dein Kunde die Flyer zu Weihnachten verteilen möchte, dann kannst Du sie ihm nicht erst am 24.12. zum korrekturlesen vorlegen. Wenn Du bis zum 40. Lebensjahr ein Eigenheim haben möchtest, dann solltest Du nicht erst mit 35 anfangen zu sparen.

Termine helfen Dir dabei, die vielen einzelnen Punkte auf den drei Listen in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen. Die Termine setzen dabei gewissermaßen die erste wichtige Priorität. Du hast Dich ja dazu entschlossen diese Dinge zu erledigen, es ist also völlig egal was als nächstes dran ist. Dank Listen und Terminen musst Du aber nicht mehr ständig über die Reihenfolge nachdenken, sie ergibt sich von ganz alleine.

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Du solltest die Termine aber realistisch setzen. Das ist im Grunde ein komplettes Buch für sich alleine aber so viel sei gesagt: Mit der Zeit wirst Du Erfahrungen sammeln und wissen wie lange ein Projekt braucht oder wie schnell der Kunde selbst ist. Plane aber immer einen guten Puffer mit ein. Du glaubst, dass Du etwas in 2 Wochen erledigen kannst? Mach lieber 3 Wochen draus. Wenn es schneller geht, super! Wenn Du aber krank wirst, der Rechner ausfällt oder sonst etwas unvorhersehbares passiert, dann hast Du genug Reserve für eine Lösung ohne andere Dinge verschieben zu müssen.

Listen anpassen

Das Leben ist nicht statisch, Du bist nicht statisch. Wir alle unterliegen einem ständigen Wandel. Natürlich sind bestimmte Dinge fix. Wenn Du ein Projekt angenommen hast, dann soll es auch fertig gestellt werden. Es kann aber täglich passieren, dass etwas anderes dazwischen kommt. Das bedeutet, dass Du die Listen immer mal wieder an die aktuelle Situation anpassen musst. Termine können sich ändern und somit auch die Reihenfolgen in der die Punkte abzuarbeiten sind. Vielleicht entstehen aber auch ganz neue Ziele die wiederum alte Ziele obsolet werden lassen.

Pass die Liste einfach an – und zwar gleich. Dir fällt etwas neues ein? Schreib es sofort auf.

Anpassen heißt natürlich auch, dass erledigte Dinge gestrichen werden. Hast Du also etwas erledigt, dann streiche es möglichst gleich von der Liste damit Du es nicht jedes Mal wieder siehst wenn Du auf die Liste guckst. Dein Hirn wird dann immer wieder dasselbe lesen und sich sagen: “Ist ja schon erledigt”. Lache oder glaube es: Genau diese kleinen Dinge sind es, die uns einen großen Haufen Arbeit vorgaukeln oder, viel schlimmer, uns in einem Gefühl der Ruhe wiegen weil wir glauben, schon so viel erledigt zu haben.

Überlasse den Fortschritt nicht Deinem Gefühl. Erfasse neue Ideen und streiche erledigtes. Nur so hast Du eine störungsfreie Übersicht.

Sofort erledigen

Es gibt Dinge, die man im Grunde auch gleich tun könnte. Dinge, die nur wenige Minuten benötigen. Müll rausbringen, Lampe wechseln, Mail weiterleiten, die ganze kleinen Dinge eben, die direkt vor Ort erledigt werden können. Wenn das Dinge sind, die erfahrungsgemäß nicht länger als 2 oder vielleicht 3 Minuten in Anspruch nehmen, dann erledige sie besser sofort. Gleich weg damit, statt diese Dinge erst aufwendig in einer Liste zu verwalten.

Du hast auch genug Zeit für diese Dinge denn, wie ich oben schon schrieb, solltest Du bei den Terminen genügend Puffer kalkulieren. Irgendwas ist doch immer smile

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Termine

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Listen anpassen

Pass die Liste einfach an – und zwar gleich. Dir fällt etwas neues ein? Schreib es sofort auf.

Überlasse den Fortschritt nicht Deinem Gefühl. Erfasse neue Ideen und streiche erledigtes. Nur so hast Du eine störungsfreie Übersicht.

Sofort erledigen

Du hast auch genug Zeit für diese Dinge denn, wie ich oben schon schrieb, solltest Du bei den Terminen genügend Puffer kalkulieren. Irgendwas ist doch immer smile

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Vorherige Episode

nSonic #223 – Denk Mal – Von der Kunst der Selbstorganisation (1)

Du kennst das, richtig? Ständig ist überall irgendetwas zu tun. Mehrere Kunden warten auf die Fertigstellung Ihrer Projekte, Du wartest wiederum auf Antworten von Kunden, die Garage sieht chaotisch aus – zum Glück nicht so chaotisch wie Dein Büro, neue Fotos sollen schon lange an die Wand – aber die Tapeten..., das Auto muss zur Inspektion, drei neue Programme wolltest Du noch ausprobieren, der Urlaub ist noch nicht gebucht und das Backup Deiner Rechner ist auch schon wieder eine Weile her.

Du kommst nach Hause, den Kopf voll mit all diesen Dingen die erledigt werden wollen und das erste was Du denkst ist: “Später!”. Du schiebst alles vor Dir her weil Du ohnehin nicht so genau weißt wo Du anfangen sollst. Hier und da wird mal etwas erledigt aber so richtig ein Ziel ist nicht zu erkennen – und wenn, dann nur für kurze Zeit.

Wie kann man diesen Haufen verknoteter Spaghetti lösen und die einzelnen Aufgabenstränge gezielter abarbeiten?

Voraussetzungen

Im Grunde alles ganz einfach:

Willst Du es wirklich tun? Du MUSST es WOLLEN! Wenn Du nicht aus tiefster Überzeugung WILLST, dann kannst Du direkt aufhören darüber nachzudenken. Gemeint ist: a) Organisation und b) die Arbeiten selbst!
100% – weniger gibt es nicht. Entweder ganz, oder gar nicht. Du willst es? Gut – Dann tu es auch! Gemeint ist wieder a) Organisation und b) die Arbeiten selbst!

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Es gibt immer Aufgaben, die Du nicht gerne erledigen möchtest. Wenn Du diese Aufgabe aber angenommen hast oder sie unausweichlich an Dir hängt, dann gibt es nur eine einzige Konsequenz: Tu es! Ich meine, entweder Du hast diese Aufgabe als “zu erledigen” in Deinem Kopf oder nicht. Wenn Du sie im Kopf hast, dann musst Du da auch durch, erledige es! Wenn Du 100%ig weißt, dass Du diese Aufgabe nicht lösen möchtest, dann gib sie ab. Kannst Du das nicht, egal aus welchem Grund, dann musst Du es selber tun.

Ganz wichtig ist: Egal wie, egal womit Du Dich organisieren möchtest, nichts wird die Arbeiten für Dich erledigen. Arbeiten musst Du selbst. Die Organisation kann Dir aber helfen den Kopf frei zu bekommen, zu verhindern, dass Du etwas vergisst. Wenn Dir das in letzter Konsequenz klar ist, wenn Du wirklich die Arbeiten erledigen möchtest und Du Dich wirklich organisieren möchtest, dann bist Du bereit smile

Die Liste

Zum einkaufen hast Du sicherlich eine Liste dabei, einen Einkaufszettel. Brot, Butter, Tomaten, Aufschnitt, ... Das ist bereits eine Organisation, eine Ordnung die Du Dir ganz automatisch geschaffen hast. Wirklich, mehr ist es nicht. Eine einfache Liste kann Dein ganzes Leben vereinfachen.

Übertrage den Einkaufszettel auf Dein Leben. Ja, Dein Leben! Zum einen gibt es natürlich die Aufgaben die einfach so anfallen wie z. B. Glühbirnen die getauscht werden müssen, Blumen die gegossen werden sollen und so weiter. Zum anderen gibt es da Aufgaben die Du persönlich steuerst wie z. B. Auftragsarbeiten für Kunden oder Bekannte. Es gibt aber auch Aufgaben, besser gesagt Ziele, die Du Dir für Dich selbst setzt wie z. B. einen bestimmten Abschluss oder eine besondere Ausbildung zu erreichen, eine besondere Reise zu machen oder ein eigenes Haus zu bauen.

All diese Dinge begleiten Dich. Werden es zu viele, dann werden sie Dich belasten und überfordern oder Du wirst unbewusst, aus purem Selbstschutz, einen Teil davon einfach verdrängen oder vergessen.

Darum die Liste. Schreib all diese Dinge auf. Das ist der einfachste Weg. Stift, Zettel, schreiben. Wirklich, es ist so einfach. Keine Magie. Nur eine Liste – aber was für eine!

Listen aufteilen

Wenn bei Dir sehr viele Dinge aus den verschiedenen Kategorien (siehe oben) anfallen, dann kann es helfen, wenn Du Dir drei Listen machst.

Eine Liste für alles was sehr kurzfristig anfällt oder passiert. Die Glühbirne die getauscht werden soll, ein Paket das verschickt werden muss, ein Geschenk das Du besorgen sollst.
Eine Liste für alles, was Du selbst steuern kannst. Deine Kundenprojekte.
Eine Liste für Deine persönlichen, langfristigen Ziele. Ausbildung, Reise, Hausbau, Karriereziele

Das bringt schon eine Menge Ordnung in den wilden Gedankenstapel.

Die erste Liste solltest Du Dir täglich anschauen und sie nach Möglichkeit abarbeiten. Nichts auf dieser Liste gehört auf die lange Bank geschoben. Es sind die kurzfristigen Tätigkeiten die einfach erledigt werden müssen und oft sind sie auch wirklich schnell abzuhaken.

Die zweite Liste solltest Du mindestens wöchentlich anschauen und den Fortschritt vermerken, sprich, erledigte Dinge streichen. Danach siehst Du gleich, welche Dinge für die nächste Woche anstehen. Diese Liste enthält all die Dinge, die eher mittelfristig zu erledigen sind oder die eine längere Zeit benötigen bis sie abgearbeitet sind.
Sehr oft werden einzelne Punkte auf dieser Liste zu grob formulier...

Nächste Episode

nSonic #225 – Denk Mal – Von der Kunst der Selbstorganisation (3)

Bis hier hin – oder weiter?

GTD steht für “Getting Things Done” also sinngemäß: “Bekomme Deinen Kram erledigt”.

Die oben beschriebenen Punkte sind es im Prinzip schon. Es sind die Grundlagen für das GTD-Prinzip. Wie bei allen Grundlagen, kann man natürlich immer noch etwas oben drauf setzen und so ist es auch beim klassischen GTD-Ansatz.

Kontext

Möchtest Du GTD noch kompletter umsetzen, dann benötigst Du neben Deinen Projekten auch noch Kontexte. Ein Kontext steht dabei für etwas oder jemanden, wo oder mit wem Du eine Aufgabe lösen kannst.

Mal ein Beispiel:

Angenommen, Du hast den Auftrag ein paar Flyer für eine Firma zu erstellen und diese zu drucken. Dann wirst Du dafür ein Projekt angelegt haben “Flyer für Firma Grobi erstellen” und Du wirst dieses Projekt in einzelne Aufgaben zerlegt haben. Eine dieser Aufgaben heißt vielleicht “Druckerpapier kaufen” und eine weitere “Tinte kaufen”.

Jetzt nehmen wir weiter an, es ist ja nur ein Beispiel, dass Du dieses Zubehör nicht online sondern in der Stadt kaufst. Bei einem Händler für Büromaterial.

Nun wäre es natürlich blöd, wenn Du zwei mal in die Stadt fährst nur weil die Aufgabe mit der Tinte erst nach der Aufgabe mit Papier stand und Du es nicht gesehen hast. Außerdem könnte es ja sein, dass Du noch andere Aufgaben für andere Projekte hast, die ebenfalls einen Einkauf bei diesem Händler erfordern. Vielleicht brauchst Du für das Projekt “Steuererklärung” noch einige Klarsichtfolien und für das Projekt “Kindergeburtstag Toni” noch einige Müllbeutel und Luftballons.

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Hier kommt jetzt der Kontext ins Spiel. Die Aufgaben hängen natürlich am Projekt aber all diese oben genannten Aufgaben bekommen z. B. den Kontext “Büromaterial”. Wie diese Kontexte zu benennen oder zu nutzen sind, darüber kann man lange diskutieren. Ich sage: Mach es so, wie Du es verstehst. Du könntest auch den Kontext “Büroartikel Walter GmbH” eintragen wenn Du immer alles dort kaufst.

Der Trick ist nur der Folgende: Du hast eine(!) bestimmte Aufgabe die Du jetzt erledigen möchtest. Du möchtest Druckerpapier kaufen. Du fährst also zum Händler. Jetzt schnappst Du Dir Deine Listen und suchst Dir alle Aufgaben heraus, die denselben Kontext haben wie das, was Du gerade tun möchtest. In diesem Fall würdest Du direkt sehen, dass Du neben Druckerpapier auch noch Tinte, Klarsichthüllen, Müllbeutel und Luftballons besorgen musst. Kaufe gleich alles ein und hake alle Aufgaben ab.

Magie! Plötzlich hast Du in einem Rutsch an drei Projekten gearbeitet und alle Projekte nach vorne gebracht.

Manche GTD-Nutzer geben sich z. B. eine Stunde am Tag für Telefonate. Sie erfassen dann diverse Aufgaben und immer wenn für die Aufgabe eine Absprache mit jemandem nötig ist, gibt es den Kontext “Telefon”. Nun kann man sich ins Büro setzen, alle Dinge telefonisch zu klären sind heraus suchen und die Liste, nach Terminreihenfolge, abarbeiten, die Ergebnisse notieren und die Aufgabe ggf. streichen. Nach einer Stunde hört man auf und widmet sich dem normalen Ablauf.

Software hilft

Der einfachste Weg ist es natürlich, seine Listen mit Stift und Papier zu führen. Das ist auch gar nicht so ungewöhnlich und im Grunde ist es ein gutes Training. Sobald man aber zu Dingen wie dem Kontext kommt, wird es mit Papier umständlich. Entweder Du musst lange suchen, bis Du alle passenden Einträge gefunden hast oder Du musst alles doppelt notieren. Nicht so schön, denn schlussendlich möchtest Du ja Aufgaben erledigen und Dich nicht stundenlang mit der Organisierung der Arbeit befassen.

Die Lösung ist etwas Software. Jedenfalls soll sie das sein. Zum Glück ist sie das inzwischen auch. Jedenfalls dann, wenn man beherzigt, was ich eingangs gesagt habe: Man muss es wirklich wollen und dann auch durchziehen.

Software hat nur ein prinzipielles Problem: Sie ist meistens nicht dort, wo Du gerade bist. Wie sollst Du also unterwegs neue Aufgaben erfassen oder beim Büroartikel-Händler vor Ort nachschauen, was Du sonst noch so brauchst?

Zum Glück leben wir aber inzwischen in einer Zeit, in der diese Probleme lösbar sind. Mehr dazu im nächsten Teil.

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